Digitaler Serviceprozess
Papierlos durch den Werkstattalltag
Die Auto-Bebion-Gruppe hat an ihren acht Standorten im Großraum Stuttgart das Papier aus dem Serviceprozess verbannt. Neben jeder Menge Zettel spart man sich dabei auch noch eine weitere wertvolle Ressource.
In den Werkstätten der Auto-Bebion-Gruppe hat man Kugelschreiber und Papier gegen Zeigefinger und Tablet getauscht. Der Magstädter Händler hat an seinen Standorten den kompletten Serviceprozess digitalisiert, wie er vergangene Woche selbst mitgeteilt hat. So ließen sich pro Auftrag nicht nur bis zu 15 DIN-A4-Blätter einsparen, sondern auch noch rund zehn Minuten Zeit.
Der Mitarbeiter muss den im System erstellten Auftrag also nicht mehr ausdrucken und in einer Auftragsmappe in die Werkstatt zuschicken, wo er dann händisch bearbeitet und um weitere Dokumente erweitert wird. All dies geschieht nun in digitaler Form. Hierfür wurden die Servicemitarbeiter mit einem Tablet ausgestattet und die benötigten Dokumente mithilfe der Software „Formondo“, einer Art Formulareditor, digitalisiert. Hierfür werden rund zehn Euro pro Monat und Lizenz fällig. Aktuell nutzt das Autohaus drei Formulare, zahlt also monatlich 30 Euro.
Der Kunde unterschreibt den Auftrag direkt auf einem Tablet und erhält automatisch eine Auftragsbestätigung per Mail. Der Werkstattmitarbeiter kann sofort mit der Bearbeitung beginnen, Auftragserweiterungen erfassen oder Checklisten, Bilder und andere Dokumente anfügen. Auch die abschließende Auftragskontrolle durch den Serviceberater sowie die Rechnungsstellung erfolgen digital. Die Rechnung kann der Kunde dann direkt per Paypal oder Bank-Überweisung begleichen.
Neben der Ressourcen- und Zeitersparnis habe er mit der Software auch gute Möglichkeiten, Auswertungen und Statistiken zu erstellen, sagt der Händler. So könne er beispielsweise auswerten, an welchen Standorten bestimmte Kundeninformationen regelmäßig nicht erfasst werden (zum Beispiel E-Mail oder Mobilfunknummer), gezielt nachhaken und darauf aufmerksam machen.
Hohe Akzeptanz bei Kunden und Mitarbeitern
Das digitale System komme sowohl bei den Kunden als auch den Mitarbeitern sehr gut an, wie ein Unternehmenssprecher auf Nachfrage von »kfz-betrieb« mitteilte. Auch habe sich der neue Prozess ohne Schwierigkeiten etablieren lassen. Er wurde im Frühjahr 2020 in einem Digital-Workshop erarbeitet. Zunächst hatte die Autohausgruppe ihren „Papierlos-Plan“ in den zwei durchlaufstärksten Betrieben pilotiert, bevor er dann in allen Filialen umgesetzt wurde.
Die Auto-Bebion-Gruppe mit Sitz in Magstadt vertreibt die Marken Peugeot, Citroën und Mazda an insgesamt acht Standorten. Nach eigenen Angaben beschäftigt das Unternehmen mehr als 170 Mitarbeiter und zählte 2020 zu den größten Autohändlern Deutschlands.
